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Administração do Tempo. Saiba como otimizar seu tempo e melhorar sua qualidade de vida.

Uma das principais reclamações do ser humano nos dias de hoje é sem dúvida alguma a falta de tempo para fazer tudo que gostaríamos. Muitas pessoas têm a nítida sensação de que a vida está passando rápido demais e que acabam literalmente correndo sobre as coisas realmente importantes na vida.

Administrar seu tempo na época em que vivemos se tornou algo totalmente indispensável e necessário, que deveria vir como matéria básica na pré-escola, para que criássemos bons hábitos de produtividade logo na nossa infância. Estudo há muitos anos esse tema e posso afirmar que não são técnicas mágicas que irão resolver o seu problema do dia para a noite.

É preciso que você repense um pouco sobre sua própria vida para escolher ter mais tempo, pois como veremos em diversos momentos, você é que escolhe ter ou não ter mais vida, mais equilíbrio, mais foco e mais atividades importantes, defendo uma metodologia, de aplicação rápida e prática no seu dia-a-dia que poderá fazer você realmente me-lhorar a sua qualidade de vida. Podemos resumir a metodologia em 3 princípios básicos que terão mui-to congruência com sua vida pessoal e profissional: Sentido, Realização e Execução.

Coloque Sentido para seu Tempo

Em primeiro lugar é necessário que você ache sentido em seu dia-a-dia, é fazer com que cada visita, com que cada tarefa tenha uma relevância com aquilo que é realmente importante para você. É descobrir o propósito verdadeiro das coisas que você irá dedicar seu tempo e isso consiste em fazer uma auto-análise e achar o que realmente você quer da sua vida, quais os seus papéis fundamentais que você quer dedicar tempo e quais funções você não quer mais ou precisa eliminar. Todo seu tempo é distribuído entre atividades Importantes, Urgentes ou Circunstanciais.

O tempo é sempre referenciado sempre em três: dia, mês, ano ; décadas, séculos, milênios. No computador o número de maior precisão numérica para cálculos de banco de dados é o 3, o átomo é composto por três elementos. Se você começar a reparar e pesquisar, o número 3 é de grande importância para o tempo e para a humanidade. Importância, Urgência e Circunstâncias.

Urgência são todas as atividades em que o prazo terminou ou está curto e devem ser feitas imediatamente. São atividades que em geral trazem estresse ou pressão.

Circunstâncias são todas as atividades que desperdiçam seu tempo, que você faz sem total vontade ou devido à pressão de outras pessoas. São atividades feitas em excesso.

A Importância e a Urgência não se misturam. Não existe nada importante e urgente simultaneamente. Isso é um grande engano. Pense dessa forma: se você precisa levar seu carro para consertar um barulhinho é algo importante. Se esse barulho cresceu e impede seu carro de andar, ir ao mecânico se tornou algo extremamente urgente. Separando as esferas, fica muito mais claro identificar como você gasta seu tempo.

Ao longo do tempo, você verá que poderá classificar suas tarefas e compromissos e isso permitirá que você analise semanalmente, mensalmente o quanto tem distribuído em cada área e monitore sua evolução. Seu foco deve ser manter a esfera da Importância maior que as outras, reduzindo as Urgências e eliminando as Circunstâncias. Sabendo aonde você utiliza seu tempo atualmente o fundamental é decidir como gostaria de utilizar seu tempo futuramente. E isso exigirá de você
uma visão de algo importante e planejamento para correr atrás desse objetivo. Dar sentido para as coisas é focar seu tempo naquilo que é importante, ou seja, aquilo que não tem pressa e sempre traz resultados para você. Reduzir as coisas urgentes que trazem pressão e estresse e eliminar as coisas circunstanciais que não trazem nenhum resultado e apenas desperdiçam seu tempo.

Faça com que cada dia ajude a Realizar seus sonhos

Depois que você descobre o sentido fica muito mais fácil determinar o segundo princípio da realização, o que significa descobrir as suas metas de curto, médio e longo prazos e colocar seu dia-a-dia ações para alcançá-las. Isso mostra que você está evoluindo e não simplesmente agindo, está fazendo com que seu tempo ajude-o a conquistar seus sonhos importantes.

Utilizamos o conhecido conceito de definição de metas do Peter Drucker, SMART, pois é um dos mais orientados para ação com produtividade que já conheci. Smart é um acróstico que siginifca: especificar seus objetivos (detalhar no maior número de detalhes possível aquilo que você quer); Mensurar (especificar o esforço monetário ou de tempo), definir Ações (que permitem criar tarefas e compromissos em dias específicos, quer farão seus objetivos saírem do lugar aos poucos e de forma consistente), Realização (dar o verdadeiro sentido do porque executar o objetivo, ao invés
de ter muitas metas e poucas conclusões) e por último o Temporal (meta sem data de
término nunca sairá da fase do sonho).

Não adianta nadar gastar seu tempo com planos mirabolantes se você não tiver execução, que é o nosso ultimo princípio e a prática do sentido e da realização nas horas do seu dia. Isso significa criar atividades, estipular sua duração em horas e priorizá-las no dia certo. Cada dia precisa ter uma lista de prioridades que contemple tudo que deve ser feito no seu dia (incluindo as atividades de sentido e realização), a soma de horas dessas atividades dá o tempo previsto de trabalho. sua duração especificada (em horas ou minutos), esse pequeno dado é vital para você
manter o controle do seu dia.

Administração de tempo é basicamente matemática:

um dia de trabalho tem em média 8 horas, se você tiver tarefas que ultrapassem essa medida, você nunca será produtivo. A recomendação (e o que acontecerá quando você tiver bons hábitos de planejamento) é que você planeje no máximo 70% das horas de trabalho previstas no seu dia, o restante fica reservado para coisas não previstas, eventuais urgências e se sobrar mesmo, para você aproveitar!

A boa gestão do tempo consiste em alocar para cada dia de trabalho apenas o que deve ser feito naquele dia, se não é para ser feito hoje, a atividade não deve estar na lista de prioridades de hoje. Foque em aumentar o volume de atividades Importantes, manter as urgências sobre controle e dizer não para as atividades circunstanciais.

Fases que foram resumidamente comentadas acima. Para complementar, veja algumas dicas essenciais para você administrar bem seu tempo:

1 – Escolha e USE uma ferramenta para gerenciar seu tempo

Um dos grandes vilões da improdutividade humana é a mania que temos de guardar o que temos para fazer na cabeça, isso gera esquecimentos e urgências. É extremamente necessário que você escolha uma ferramenta para descarregar suas prioridades e liberar sua mente para pensar, não para ficar preocupada com o que deve ser feito.

Você precisa ter uma agenda eficiente, um smartphone, um software ou um sistema na Internet, que ajude você a priorizar seus dias, planejar suas metas, agendar suas reuniões, etc.

Reserve um tempo para escrever tudo que você tem para fazer, em todas as áreas na sua vida e anote na ferramenta. Tenha a segurança de que suas prioridades atuais e futuras estão bem guardadas.

2 – Delegue. Você não é onipresente.

Quanto mais você delegar mais tempo livre você terá. É incorreto pensar que apenas você pode fazer a tarefa na empresa. Se a tarefa é repetida constantemente, escreva um processo, imprima e treine as pessoas a seguí-lo.

3 – Coloque momentos importantes em sua semana.

Não deixe os dias serem apenas urgências e circunstâncias. Comece a colocar pequenos momentos importantes em seus dias como, por exemplo, um almoço em família, sair um pouco mais cedo para ir ao cinema, pegar seus filhos na escola, praticar um esporte ou um hobby. A recomendação é que você planeje sua semana, pois dessa forma é mais fácil evitar as urgências e colocar o que você deseja no seu tempo e não se tornar escravo do tempo.

4 – Aprenda com suas urgências

A maioria das urgências da sua equipe e da sua rotina poderia ser evitada! Na próxima vez que algo urgente acontecer, pare e pense como poderia evitar que esse problema se repita. Em geral, com antecipação e planejamento, você conseguirá reduzir as urgências.

5 – Domingos são pessoais

Sua família e sua vida precisam de você! Evite ao máximo utilizar seu domingo para trabalhar. Desligue seu notebook, seu celular, esqueça a empresa. Faça passeios com a família, aproveite seu tempo com as pessoas importantes de sua vida. Recomendo que no final do seu domingo você planeje a sua semana, de modo a priorizar atividades importantes para seus dias e prevenir eventuais urgências.

6 – Mantenha seu ambiente organizado

Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… e isso é mui-to tempo perdido.

7 – Controle seus e-mails!

Não fique com o e-mail aberto a todo o momento, estipule horários e nesses períodos limpe sua caixa de entrada, movendo para pastas informações e transformando e-mails em tarefas ou reuniões. Caixa de Entrada é para ficar apenas com e-mail que você está trabalhando ou que estão pendentes com terceiros, ela é uma extensão da sua lista de prioridades!

8 – Aprenda como Administrar seu Tempo

Encaro a gestão de tempo de tempo como um ciência, exata e humana ao mesmo tempo. Você precisar de uma metodologia que ajude você a realmente ganhar mais tempo no seu dia-a-dia.

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